* الواجبات والمسؤوليات فيما يتعلق بأعمال السكرتاريا :

1)      الإعداد للاجتماعات الدورية الخاصة بالهيئة الإدارية أو موظفي الجمعية.

2)                استقبال الاتصالات والمراجعين والإجابة عن استفساراتهم وتوجهيهم إلى القسم والموظف المعني في حال لزم الأمر.

3)      الإشراف على تحديد وتأمين كافة اللوازم الخاصة بموظفي قسم الشؤون الإدارية والمالية من الآلات والقرطاسية والأثاث وشراءها وفق النظام المالي المعتمد وتوزيعها حسب الطلب والحاجة بموجب سجلات مؤيدة للاستلام والتسليم.

4)      إعداد النماذج الإدارية الخاصة بأعمال السكرتاريا مثل نموذج ( طلب المشتريات / سجل الحركة / سجل صيانة المركبة / سجل الصيانة العامة لمقر الجمعية  / سجل الصيانة العامة لأجهزة الحاسوب والتصوير ... ).

5)      الإشراف المباشر على القيّم والسائق وتنظيم عملهم وتوجيههم وتقويم أدائهم.

6)      الإشراف على ضبط وتنظيم وصيانة وسائط النقل وحركتهامع الأقسام المعنية وحفظ السجلات الخاصة بها ( سجلات الحركة والصيانة ).

7)      الإشراف على متابعة معاملات إيصال وتزويد الجمعية بخدمات [ الكهرباء / المياه / الهاتف / النظافة ].

8)      الإشراف على متابعة الفنيين والمؤسسات المرتبطين بعقود وإجراءات الصيانة الدورية ( صيانة الحاسوب والبرمجيات / صيانة آلة التصوير والمقسم / الصيانة العامة الدورية والطارئة لمقر ومرافق الجمعية ).

9)      الإشراف على تحديث معلومات الموقع الالكتروني الخاص بالجمعية.

10)     متابعة إصدار كافة المطبوعات النظامية الخاصة بعمل الجمعية ( دفاتر المراسلات / دفاتر سندات القبض والصرف / ... ) أو المطبوعات السنوية التي تظهر العمل والخدمات التي تقدمها الجمعية للمجتمع المحلي من ( أجندات ومفكرات وإمساكيات رمضان ... ) بالتنسيق مع الأقسام والموظفين أصحاب الاختصاص.

11)     المحافظة على خصوصية المعلومات التي يطلع عليها بحكم عمله.

* الواجبات والمسؤوليات فيما يتعلق بالديوان:

1)      تنظيم حركة البريد الوارد والصادر وحفظ وتصنيف المراسلات في الملفات والسجلات الخاصة بالجمعية ليسهل الرجوع إليها.

أ- سجل وملف المراسلات الرسمية الواردة.

ب-سجل وملف المراسلات الرسمية الصادرة.

ت-سجل وملف المراسلات والمذكرات والتعاميم الداخلية للجعية والفروع.

2)                حفظ وتوثيق سجلات الديوان في الحاسوب وتصنيف المعاملات حسب الموظف المعني بالمتابعة ليسهل متابعتها.

2)      تصوير وتوزيع الكتب والتعاميم والمعاملات ذات المتابعة على موظفي الجمعية والفروع.

3)      إعداد وطباعة البريد الصادر عن المشرف العام والشؤون الإدارية والمالية بكافة أشكاله   ( العادي والكتروني ).

4)      المحافظة على خصوصية المعلومات التي يطلع عليها بحكم عمله.

* الواجبات والمسؤوليات فيما يتعلق بشؤون الموظفين :

1)      متابعة تطبيق التعليمات والإجراءات الخاصة بنظام شؤون الموظفين والتنسيب للمشرف العام والشؤون الإدارية والمالية بطبيعة الالتزام والتجاوزات التي تقع بهذا الخصوص.

2)      إعداد النماذج الإدارية الخاصة بشؤون الموظفين مثل نموذج ( كشف الدوام اليومي / الإجازة / المغادرة  / طلب التوظيف ... ).

3)      تدقيق كشف الدوام الرسمي والتأكيد على الالتزام به وتعبئته بصورة يومية من كافة الموظفين.

4)      التبليغ بالمتأخرين والمغادرين بدون إذن رسمي والغائبين بدون إجازة رسمية لاتخاذ الإجراء المناسب بحقهم حسب التعليمات المعتمدة.

5)      متابعة الإجازات والمغادرات وضبطها وترصيدها بصورة يومية على كشف الدوام والسجل والملف الخاص بكل موظف.

6)      استلام طلبات العمل وتصنيفها حسب الوظائف المطلوبة وترتيب مواعيد المقابلات للمرشحين للوظائف الشاغرة بالتنسيق مع الجهة ذات الاختصاص.

7)      إعداد وطباعة القرارات المتعلقة بـ ( عقود العمل / الحوافز والثناءات والترقيات / التعيينات والتنقلات / الاستقالات وإنهاء الخدمات وبراءة الذمة /شهادات الخبرة ... ) بالتنسيق مع المشرف العام والشؤون الإدارية والمالية.

8)      إعداد وحفظ الملفات النظامية لموظفي الجمعية متضمنة كافة الأواراق والوثائق المتعلقة بها [ طلب العمل / الأوراق الثبوتية / السيرة الذاتية والشهادات والخبرات / الفحص الطبي / عقد العمل / صورة شخصية عـ2/ صورة عن القرارت الخاصة بالموظف / تقارير الأداء / ملف التأمين الصحي / سجل الإجازات والمغادرات / سجل التنبيهات والعقوبات  ].

9)      متابعة إصدار هويات الجمعية الخاصة بالموظفين.

10)     متابعة ملف التأمين الصحي لموظفي الجمعية وعائلاتهم بالتنسيق مع الجهة المعنية من حيث ( حصر المشمولين بالتأمين / إعداد السجلات / بيان التعليمات المتعلقة بالتأمين / إصدار بطاقات التأمين أو سحبها / حل المشكلات ).

11)     المحافظة على خصوصية المعلومات التي يطلع عليها بحكم عمله.